วิธีสร้างระบบการจัดเก็บข้อมูลไร้ที่ติบนคอมพิวเตอร์ของคุณ

บทความวิกิฮาวนี้จะแนะนำวิธีการจัดระเบียบไฟล์ในคอมพิวเตอร์โดยการสร้างระบบการจัดเก็บไฟล์จากโฟลเดอร์

ขั้นตอน

ส่วน หนึ่ง จาก 3: การตั้งค่า

1. หนึ่ง ทำความเข้าใจคำศัพท์ของระบบการจัดเก็บเอกสารของคุณ มีคำศัพท์หลักสามคำที่คุณควรทำความคุ้นเคยก่อนสร้างระบบการจัดเก็บ:
   • ไฟล์ - รายการแต่ละรายการเช่นรูปภาพหรือเอกสาร
   • โฟลเดอร์ - ที่เก็บข้อมูลที่ใช้เก็บไฟล์หรือโฟลเดอร์อื่น ๆ
   • โฟลเดอร์ย่อย - โฟลเดอร์ภายในโฟลเดอร์
2. 2 กำหนดไฟล์ที่คุณต้องจัดระเบียบ คอมพิวเตอร์ของคุณมีตัวจัดการไฟล์ในตัวอยู่แล้ว (File Explorer บน Windows, Finder บน Mac) ซึ่งจัดระเบียบไฟล์ของคุณลงในโฟลเดอร์ต่างๆดังนั้นระบบการจัดเก็บของคุณควรมีไว้สำหรับสิ่งต่างๆเช่นไฟล์ที่ใช้กันทั่วไปรายการที่คุณต้องการแยกออกจาก ไฟล์ที่เหลือในคอมพิวเตอร์ของคุณและทรัพยากรโครงการชั่วคราว
   • ความพยายามที่จะย้ายเนื้อหาโฟลเดอร์เริ่มต้นของคอมพิวเตอร์ของคุณทั้งหมดไปยังระบบการจัดเก็บข้อมูลของคุณอาจทำให้คอมพิวเตอร์ของคุณ (หรือโปรแกรมเฉพาะ) หยุดทำงานอย่างถูกต้อง
3. 3 เลือกสถานที่สำหรับระบบการจัดเก็บของคุณ สถานที่ที่ง่ายที่สุดในการสร้างระบบการจัดเก็บคือเดสก์ท็อปเนื่องจากการวางระบบการจัดเก็บข้อมูลของคุณไว้ที่นั่นจะทำให้การเข้าถึงไฟล์ของคุณง่ายขึ้นกว่าที่คุณวางไว้ในโฟลเดอร์อื่นบนคอมพิวเตอร์ของคุณ
   • หากคุณต้องการวางระบบการจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์ที่ติดตั้งไว้ล่วงหน้า (เช่นโฟลเดอร์ Documents) โปรดทราบว่าคุณจะต้องไปที่โฟลเดอร์นั้นเพื่อเปิดระบบการจัดเก็บทุกครั้งที่คุณต้องการใช้งาน
4. 4 อย่าใช้ระบบการจัดเก็บข้อมูลของคุณสำหรับโปรแกรม ใน Windows หลาย ๆ โปรแกรมมีตัวเลือกว่าคุณต้องการติดตั้งที่ใด เว้นแต่คุณจะติดตั้งโปรแกรมแบบพกพา (เช่นโปรแกรมที่สามารถเรียกใช้จากที่ใดก็ได้บนคอมพิวเตอร์หรือแฟลชไดรฟ์ของคุณ) ให้ใช้เส้นทางการติดตั้งเริ่มต้นของโปรแกรมในระหว่างการตั้งค่าเสมอ
   • การไม่ใช้เส้นทางการติดตั้งที่เหมาะสมอาจส่งผลให้เกิดข้อผิดพลาดของโปรแกรมในบรรทัด
   • คอมพิวเตอร์ Mac ไม่มีตัวเลือกให้คุณกำหนดเส้นทางการติดตั้งอื่น
   โฆษณา

ส่วน 2 จาก 3: การสร้างระบบการจัดเก็บ

1. หนึ่ง ทำความเข้าใจเกี่ยวกับการสร้างโฟลเดอร์บนคอมพิวเตอร์ของคุณ คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์ใหม่ที่ว่างเปล่าและตั้งชื่อตามที่คุณต้องการบนคอมพิวเตอร์ Windows และ Mac:
   • Windows - คลิกขวาที่ช่องว่างแล้วเลือก ใหม่ คลิก โฟลเดอร์ พิมพ์ชื่อโฟลเดอร์ของคุณแล้วกด ↵ ป้อน .
   • Mac - ไปที่ตำแหน่งที่คุณต้องการสร้างโฟลเดอร์คลิก ไฟล์ คลิก แฟ้มใหม่ พิมพ์ชื่อโฟลเดอร์ของคุณแล้วกด ↵ ป้อน .
2. 2 อย่าลืมใช้ป้ายกำกับที่ใช้งานง่ายสำหรับโฟลเดอร์ของคุณ แทนที่จะย่อชื่อโฟลเดอร์หรือใช้คำแสลงตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้พิมพ์ชื่อที่กระชับและสื่อความหมายสำหรับแต่ละโฟลเดอร์
   • ตัวอย่างเช่นโฟลเดอร์เอกสารของคุณควรมีป้ายกำกับว่า 'เอกสาร' หรือสิ่งที่คล้ายกันไม่ใช่ 'เอกสาร'
   • หลักการทั่วไปคือการติดป้ายกำกับโฟลเดอร์ของคุณราวกับว่าคุณกำลังสร้างระบบการจัดเก็บข้อมูลเพื่อให้บุคคลอื่นสามารถนำทางได้โดยไม่ต้องใช้ความช่วยเหลือ
3. 3 ไปที่โฟลเดอร์ที่คุณต้องการสร้างระบบการจัดเก็บของคุณ หากคุณกำลังสร้างระบบการจัดเก็บข้อมูลบนเดสก์ท็อปโปรดตรวจสอบว่าคุณอยู่ที่นั่นก่อนดำเนินการต่อ
   • ผู้ใช้ Windows ไม่สามารถสร้างระบบการจัดเก็บข้อมูลในแอปพีซีนี้ (หรือคอมพิวเตอร์ของฉัน)
4. 4 สร้างโฟลเดอร์ฐาน นี่คือโฟลเดอร์ที่โฟลเดอร์ของระบบการจัดเก็บข้อมูลของคุณจะไปดังนั้นตั้งชื่อมันว่า 'Files' หรือ 'My Filing System'
5. 5 เปิดโฟลเดอร์ฐาน ดับเบิลคลิกที่โฟลเดอร์ฐานเพื่อดำเนินการดังกล่าว
6. 6 สร้างโฟลเดอร์ 'ชั่วคราว' นี่คือโฟลเดอร์ที่ใช้เก็บไฟล์ที่ไม่จำเป็นต้องบันทึกไว้นานกว่าสองสามวัน (เช่นไฟล์สำหรับโปรเจ็กต์ที่คุณกำลังทำอยู่)
   • โฟลเดอร์ 'ชั่วคราว' ควรอยู่ในโฟลเดอร์ฐานโดยตรงเสมอเพื่อให้เข้าถึงได้ง่าย
7. 7 สร้างโฟลเดอร์สำหรับเอกสารแต่ละประเภทที่คุณต้องการจัดระเบียบ คิดว่าโฟลเดอร์หมวดหมู่เป็น 'ลิ้นชัก' ของตู้เก็บเอกสาร ขั้นตอนนี้จะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณ แต่ชื่อโฟลเดอร์ที่จำเป็นของคุณอาจมีบางส่วนหรือทั้งหมดต่อไปนี้:
   • เอกสาร
   • เพลง
   • รูปภาพ
   • วิดีโอ
   • งาน
8. 8 สร้างโฟลเดอร์ย่อยสำหรับโฟลเดอร์หมวดหมู่ของคุณ เปิดโฟลเดอร์หมวดหมู่จากนั้นสร้างโฟลเดอร์ด้านในเพื่อใช้เป็นโฟลเดอร์หมวดหมู่ย่อย สิ่งนี้จะแยกไฟล์ของคุณออกไป
   • ตัวอย่างเช่นหากโฟลเดอร์หมวดหมู่ของคุณมีชื่อว่า 'Documents' คุณอาจมีโฟลเดอร์ย่อยสามโฟลเดอร์ชื่อ 'Word Documents', 'PDFs' และ 'Spreadsheets'
   • คุณสามารถทำขั้นตอนนี้ซ้ำกับโฟลเดอร์ย่อยได้เช่นกัน: เปิดโฟลเดอร์ย่อยจากนั้นสร้างโฟลเดอร์ที่อยู่ด้านใน
   • คิดว่าโฟลเดอร์ย่อยเป็นซองจดหมายที่ใช้ในลิ้นชักตู้เก็บเอกสาร (โดยที่โฟลเดอร์หมวดหมู่คือลิ้นชัก)
9. 9 ย้ายไฟล์ไปยังระบบการจัดเก็บของคุณ เมื่อคุณมีเฟรมเวิร์กสำหรับไฟล์ของคุณแล้วคุณจะต้องเริ่มย้ายสิ่งต่างๆเช่นเอกสารรูปภาพเพลงวิดีโอและอื่น ๆ ไปยังโฟลเดอร์ที่เหมาะสมในระบบการจัดเก็บ วิธีที่ง่ายที่สุดคือคลิกและลากไฟล์ไปยังโฟลเดอร์ที่จำเป็น
   • ในคอมพิวเตอร์ Windows คุณสามารถเลือกไฟล์ที่คุณต้องการย้ายได้โดยกด Ctrl + X เพื่อคัดลอกและลบไฟล์จากนั้นไปที่ตำแหน่งโฟลเดอร์แล้วกด Ctrl + V เพื่อวางในไฟล์
10. 10 สร้างโฟลเดอร์ที่ซ่อนอยู่ ในกรณีที่จำเป็น. หากคุณมีไฟล์ที่ต้องการเก็บไว้เป็นส่วนตัวคุณสามารถซ่อนไว้ในโฟลเดอร์ที่ซ่อนอยู่จากนั้นปิดการดูโฟลเดอร์ที่ซ่อนอยู่บนคอมพิวเตอร์ของคุณ วิธีนี้จะป้องกันไม่ให้ผู้สอดแนมทั่วไปค้นพบข้อมูลที่ละเอียดอ่อนของคุณ
    • โปรดทราบว่าโปรแกรมจัดทำดัชนีบางโปรแกรมจะยังคงแสดงโฟลเดอร์หากซ่อนอยู่
    โฆษณา

ส่วน 3 จาก 3: การบำรุงรักษาระบบการจัดเก็บของคุณ

1. หนึ่ง สำรองระบบการจัดเก็บของคุณเป็นประจำ นี่เป็นสิ่งสำคัญมากเนื่องจากการทำเช่นนี้จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าไฟล์ของคุณจะสามารถเรียกคืนได้เสมอและทำให้คอมพิวเตอร์ของคุณเป็นระเบียบ วิธีที่ง่ายที่สุดในการสำรองข้อมูลระบบการจัดเก็บของคุณคือคัดลอกโดยเลือกและกด Ctrl + C (Windows) หรือ ⌘ Command + C (Mac) เปิดฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกหรือแฟลชไดรฟ์แล้ววางระบบการจัดเก็บข้อมูลที่นั่นโดยการกด Ctrl + V (Windows) หรือ ⌘ Command + V (Mac) จากนั้นคุณสามารถเปลี่ยนชื่อโฟลเดอร์ของระบบการจัดเก็บข้อมูลเป็นวันที่สำรองข้อมูลได้
   • คุณยังสามารถอัปโหลดระบบจัดเก็บข้อมูลของคุณไปยังบริการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์เช่น Google Drive, iCloud Drive, OneDrive หรือ DropBox
   • ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเก็บข้อมูลสำรองระบบไว้เป็นเวลาอย่างน้อยหนึ่งปี วิธีนี้จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าแม้ว่าคอมพิวเตอร์ของคุณจะถูกบุกรุกหรือคุณลบไฟล์ที่คุณคิดว่าคุณไม่ต้องการคุณก็จะสามารถเข้าถึงข้อมูลสำรองเพื่อกู้คืนเวอร์ชันล่าสุดได้
2. 2 สร้างกฎสำหรับตัวคุณเอง ระบบการจัดเก็บข้อมูลของคุณจะทำให้คุณเป็นระเบียบเท่านั้น หากคุณต้องการใช้ประโยชน์จากความสามารถขององค์กรในระบบของคุณอย่างเต็มที่คุณจะต้องปฏิบัติตามกฎของคุณในการใช้งาน กฎที่ดีที่ควรปฏิบัติ ได้แก่ :
   • อย่าเก็บไฟล์หลวม ๆ ไว้ในโฟลเดอร์ที่มีโฟลเดอร์ย่อยด้วย
   • ล้างโฟลเดอร์ 'ชั่วคราว' อย่างน้อยสัปดาห์ละครั้ง
   • หลีกเลี่ยงการลบเอกสารใบเสร็จหรือรายการอื่น ๆ ที่อาจเป็นประโยชน์แม้ว่าคุณจะคิดว่ามีประโยชน์แล้วก็ตาม
   • อย่าแขวนไว้ที่ไฟล์ที่หมดอายุหรือไม่มีประโยชน์
   • สำรองระบบการจัดเก็บของคุณสัปดาห์ละครั้ง
3. 3 ลบไฟล์ที่ไม่จำเป็นของระบบการจัดเก็บของคุณ เมื่อเวลาผ่านไปเนื้อหาในระบบการจัดเก็บข้อมูลบางส่วนของคุณมักจะล้าสมัยซ้ำซ้อนหรือไม่จำเป็นที่จะต้องเก็บไว้ ในขณะที่คุณอาจรู้สึกว่าคุณควรเก็บไฟล์เหล่านี้ไว้ 'ในกรณี' แต่คุณควรลบไฟล์เหล่านี้และเพิ่มความยุ่งเหยิงมากกว่าที่จะเก็บไว้
   • หากคุณสำรองระบบการจัดเก็บข้อมูลของคุณไปยังฮาร์ดไดรฟ์หรือบริการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์เป็นประจำให้ดำเนินการนี้หลังจากสำรองระบบการจัดเก็บข้อมูลแล้ว
   • การลบไฟล์ที่ไม่จำเป็นในระบบการจัดเก็บของคุณออกในขณะที่บันทึกไว้ในข้อมูลสำรองจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าคุณยังสามารถเข้าถึงไฟล์เหล่านั้นได้หากจำเป็นต้องเกิดขึ้นในขณะเดียวกันก็ทำให้ระบบการจัดเก็บข้อมูลของคอมพิวเตอร์ของคุณแน่น
4. 4 อย่าลืมบันทึกไฟล์ใหม่ลงในระบบการจัดเก็บของคุณโดยตรง เมื่อสร้างเอกสารหรือดาวน์โหลดไฟล์โดยปกติคุณจะมีตัวเลือกในการเลือกตำแหน่งที่คุณบันทึกไว้ ในขณะที่โปรแกรมส่วนใหญ่จะใช้โฟลเดอร์เริ่มต้นที่ใดที่หนึ่งบนคอมพิวเตอร์ของคุณหากคุณไม่ได้เลือกตำแหน่งเฉพาะคุณสามารถเลือกบันทึกรายการลงในระบบการจัดเก็บข้อมูลของคุณได้โดยคลิก บันทึกเป็น หรือ เรียกดู จากนั้นไปที่โฟลเดอร์ระบบการจัดเก็บข้อมูลที่คุณต้องการใช้
   • โดยปกติคุณจะใช้ไฟล์ บันทึกเป็น ตัวเลือกเมื่อบันทึกเอกสารจากโปรแกรม (เช่นเอกสาร Microsoft Word) ในขณะที่ไฟล์ที่ดาวน์โหลดจากเว็บเบราว์เซอร์ของคุณมักจะกำหนดให้คุณเลือกโฟลเดอร์หรือคลิก เรียกดู ... .
5. 5 เปลี่ยนชื่อไฟล์เพื่อลดความยุ่งเหยิงของภาพ โดยค่าเริ่มต้นไฟล์ที่ดาวน์โหลดส่วนใหญ่จะมีชื่อที่เป็นกรรมสิทธิ์ คุณสามารถเปลี่ยนชื่อไฟล์เหล่านี้เพื่อใช้ถ้อยคำของคุณเองเพื่อล้างการนำเสนอภาพของระบบการจัดเก็บข้อมูลของคุณ:
   • Windows - คลิกขวาที่ไฟล์คลิก เปลี่ยนชื่อ ในเมนูแบบเลื่อนลงพิมพ์อะไรก็ได้ที่คุณต้องการตั้งชื่อไฟล์แล้วกด ↵ ป้อน .
   • Mac - คลิกหนึ่งครั้งที่ไฟล์แล้วกดปุ่ม ⏎ กลับ พิมพ์อะไรก็ได้ที่คุณต้องการตั้งชื่อไฟล์แล้วกด ⏎ กลับ .
6. 6 สร้างนิสัยในการใช้และดูแลระบบการจัดเก็บเอกสารของคุณ เช่นเดียวกับสิ่งอื่น ๆ การใช้ระบบการจัดเก็บข้อมูลของคุณจนเกินขีดความสามารถจะต้องมีการฝึกฝนและความสม่ำเสมอ หากคุณจำได้ว่าต้องใช้ระบบการจัดเก็บของคุณทุกวันทำความคุ้นเคยกับการค้นหาและใช้ไฟล์ของคุณในนั้นและทำความสะอาดระบบการจัดเก็บของคุณอย่างสม่ำเสมอเมื่อคุณใช้งานเสร็จแล้วคอมพิวเตอร์ของคุณจะได้รับการจัดระเบียบอย่างดีในเวลาไม่นาน โฆษณา

ถาม - ตอบชุมชน

ค้นหา เพิ่มคำถามใหม่

• คำถามอะไรคือความแตกต่างระหว่างโฟลเดอร์ย่อยและไฟล์? โฟลเดอร์ย่อยคือโฟลเดอร์ภายในโฟลเดอร์อื่นที่ใช้สำหรับจัดระเบียบและจัดเก็บไฟล์ ไฟล์คือรายการภายในโฟลเดอร์
• คำถามฉันจะเพิ่มไฟล์ใหม่ในโฟลเดอร์ได้อย่างไร? หลังจากสร้างโฟลเดอร์แล้วคุณสามารถ a) ย้ายไฟล์ที่มีอยู่จากตำแหน่งอื่นไปยังโฟลเดอร์ใหม่ของคุณหรือ b) บันทึกไฟล์ใหม่ลงในโฟลเดอร์ใหม่โดยตรงในระหว่างกระบวนการบันทึก
• คำถามวิธีที่ดีที่สุดในการส่งอีเมลสำหรับระบบการจัดเก็บคืออะไร? เซิร์ฟเวอร์อีเมลจำนวนมากใช้ระบบการจัดเก็บข้อมูลที่คล้ายกับคอมพิวเตอร์ เมื่อฉันต้องการจัดเรียงอีเมลของฉันลงในโฟลเดอร์ฉันจะพิจารณาประเภทของอีเมลที่ฉันมักจะได้รับ สิ่งที่ควรคำนึงถึง ได้แก่ การตลาดจดหมายข่าวการสนทนาใบเสร็จอิเล็กทรอนิกส์และบันทึกที่สำคัญ สร้างโฟลเดอร์สำหรับแต่ละหมวดหมู่ที่คุณต้องการและย้ายอีเมลไปที่โฟลเดอร์ ระบบอีเมลจำนวนมากยังให้คุณ 'ทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้ว' ซึ่งคุณอาจต้องการทำในขณะที่ไปสำหรับอีเมลที่คุณไม่จำเป็นต้องเปิดดูเสมอไปเพื่อให้ทราบว่าพวกเขาอยู่ในหมวดหมู่ใด

คำถามที่ยังไม่มีคำตอบ

• ฉันสามารถจัดเก็บเอกสารขนาดใหญ่ได้อย่างไร? ตอบ

ถามคำถามเหลือ 200 อักขระรวมที่อยู่อีเมลของคุณเพื่อรับข้อความเมื่อคำถามนี้ได้รับคำตอบ ส่ง
โฆษณา

สนับสนุนภารกิจด้านการศึกษาของวิกิฮาว

ทุกวันที่ wikiHow เราทำงานอย่างหนักเพื่อให้คุณเข้าถึงคำแนะนำและข้อมูลที่จะช่วยให้คุณมีชีวิตที่ดีขึ้นไม่ว่าจะเป็นการทำให้คุณปลอดภัยสุขภาพดีขึ้นหรือพัฒนาความเป็นอยู่ที่ดีขึ้น ท่ามกลางวิกฤตด้านสาธารณสุขและเศรษฐกิจในปัจจุบันเมื่อโลกมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วและเราทุกคนต่างเรียนรู้และปรับตัวให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงในชีวิตประจำวันผู้คนต้องการวิกิฮาวมากขึ้นกว่าเดิม การสนับสนุนของคุณจะช่วยให้ wikiHow สร้างบทความและวิดีโอที่มีภาพประกอบเชิงลึกมากขึ้นและแบ่งปันเนื้อหาการเรียนการสอนที่เชื่อถือได้ของเรากับผู้คนนับล้านทั่วโลก โปรดพิจารณาให้การสนับสนุน wikiHow วันนี้